Há algum tempo recebi alguns e-mails de potenciais clientes a perguntarem se determinado workshop iria mesmo acontecer.

Aquela pergunta passou a ser recorrente a cada evento que organizava. Como sou muito curiosa, decidi então começar a perguntar “Porque não haveria de acontecer?”.

Pelas respostas comecei a perceber que há uma ideia generalizada de que a maioria dos workshops marcados não se realizam. E porquê? Porque realmente não se realizam! Em geral por falta de inscrições.

Na verdade este é um tema frequente que terapeutas e coaches trazem para as consultas de coaching profissional. Como encher os workshops? E como lidar com baixo número de inscrições?

Não é o preço (já falei sobre isso aqui). NÃO É O PREÇO!!

O que me tenho apercebido é que o principal responsável por não haver inscrições é o próprio terapeuta/coach. Por diversos motivos, sendo os principais:

FALTA DE PLANEAMENTO ADEQUADO

Os workshops são agendados sem pensar num plano global. São poucos os terapeutas/coaches que têm sequer um plano de maketing para 3 meses quanto mais para 6 ou 12.

Deve haver um planeamento de no mínimo 3 meses de agenda. Os workshops devem fazer parte de um plano de negócio mais vasto. Para que com isso se faça um plano de divulgação eficaz e integrado (serei só eu que percebeu que promover só pelo facebook já não chega?). Mas porquê planear? Porque um plano que espelha a visão que tens para o teu negócio, com custos calculados e lucros esperados. Planear não quer dizer controlar, mas é sim uma forma de te projectares para o futuro. De afirmar o que queres que aconteça. Depois de planeares podes então deixar que o rio flua na tua direcção.

Planear passa também por escolher boas datas para o público que se pretende alcançar. Ter em conta alturas do mês (quando é que a maioria das pessoas recebe ordenado?), se há fins-de-semana prolongados (as pessoas tendem a estar disponíveis nessa altura?), se há férias escolares (o meu público-alvo tem filhos ou não?), entre muitas outras variáveis.

Planear sem preconceitos é igualmente importante. Muitos dos terpeuetas/coaches dizem-me que não marcam eventos para Agosto porque é o mês em que mais pessoas fazem férias ou Dezembro por causa das festividades do Natal. Porém, todos os terapeutas/coaches que conheço que se atrevem a marcar para essas alturas têm os eventos cheios. Em 10 anos, Agosto foi sempre um dos meses com mais trabalho. É verdade que muitas pessoas não estão, mas muitas estão até mais disponíveis (o marido está de férias e pode ficar com os filhos, por exemplo). Se eu não me tivesse atrevido a marcar para essas alturas, quantas oportunidades teria deixado escapar? Por isso atreve-te!

FALTA DE ATITUDE ADEQUADA

Muitos terapeutas ou coaches a uma semana ou duas dos seus eventos começam a desesperar, a achar que não vai haver inscrições. Garanto-te que assim não vai haver mesmo.

Vamos lá ser honestos… nos dias de hoje quantas pessoas conheces que planeiam a sua vida com semanas de antecedência? Em especial os fins-de-semana que é quando os eventos nesta área tendem a realizar-se?

Eu acredito que a atitude que transmitimos, mesmo que inconscientemente, acaba por influenciar os resultados do que fazemos. Muitas pessoas inscrevem-se a 2 ou 3 dias do evento. É assim e sempre será (por isso negociar os espaços e outros compromissos para um evento tem que ter isto em conta).

A uma semana do evento, temos imenso tempo. Às vezes até 2 dias antes ainda há movimentação suficiente para encher um workshop. Basta que te mantenhas com a determinação e o foco no que queres. Sem desespero. Com vontade de trabalhar, a fazeres a tua parte.

Não vou dizer que não cancelei eventos. Sim, também passei por aí. Quando tinha só 1 ou 2 inscrições cancelava. Porém desde que comecei a afirmar, acreditando no mais profundo do meu ser, que todos os meus eventos se iriam realizar, nunca mais cancelei nenhum. Mesmo que tivesse apenas uma inscrição. Com uma pessoa o trabalho faz-se. Qualquer trabalho.

Apesar disso tenho tido todos os meus workshops e cursos esgotados. Porque eu sei que acontecem. Visualizo-me lá a passar a mensagem que pretendo. Abro-me a que tudo flua, apesar de planear. As pessoas sentem essa energia da determinação e da vontade e são atraídas por ela. Testado e aprovado, garanto-te!

A exceção a isto é quando insisto em ter marcados eventos quando me sinto cansada ou doente ou de temas que já não me motivam. Aí as pessoas nem aparecem. Por isso se te sentes assim, mais vale parares tudo e ires fazer o que precisas de fazer por ti. Para que o próximo evento esgote!

Quantas pessoas precisas para que um workshop aconteça?

Depende dos custos.

Não dos custos que tens para fazer o workshop. Obviamente que estes interessam, mas precisas de olhar muito além disso.

Deve depender dos custos que tens se não o realizares. Custos de imagem, custos de energia despendida em vão.

Precisas de pensar que imagem transmites quando cancelas um evento e que imagem fica gravada em ti quando fizeste tanto para promover, organizar e preparar-te para ele e depois fica tudo sem efeito. Quanto custa isso tudo?

E se decidires fazer o workshop assumes que os gastos de espaço, deslocação, etc. são sementes que lanças à terra.

Provavelmente estás a perguntar-te que imagem fica para a única pessoa inscrita. Fica a melhor imagem de todas se tu souberes adaptar-te e respeitar a pessoa e a ti mesm@. Talvez dizer à pessoa que é a única inscrita e que terás todo o gosto em trabalhar com ela. Quem sabe até era isso mesmo que a pessoa desejava ou precisava.

Foi o que fiz muitas vezes e fui surpreendida com o muito que aprendi e fiquei maravilhada com a energia com que saía destes eventos. Reinventei muito do que faço nessas alturas, inspirada por um evento que ia ser cancelado.

Nem todos têm que o fazer, mas sugiro que experimentes e vejas o que acontece.

Por isso quando alguém me pergunta agora se o evento vai acontecer eu respondo sempre:

“Se está anunciado, é porque vai acontecer.”

Resumindo, para que os teus eventos realmente aconteçam precisas de:

1. Planear projetando-te para o futuro e depois fluir.
2. Manter a atitude certa, de determinação e foco no que queres que aconteça.
3. Confiar que terás sempre o número certo de inscritos para o que tens a transmitir e a receber.
4. Calcular os custos de não realizar um evento.
5. Abrires-te a novos modelos de trabalho, reinventando-te.